Interne Qualitätsstandards Bereich Ermittlung 2023

Auf der Ermittler-Tagung in Göttingen 2022 wurden vom Gruppenleiter Günther Matyschiok (GM) mit den anwesenden Ermittlern die Standards gemeinsam überarbeitet:

Die Ermittler verpflichten sich, folgende Grundsätze bei ihrer Arbeit bestmöglich zu befolgen.

1. BuAnz-Fälle mit einem Fallwert < 50.000 € sind ausschließlich unseren Trainees vorbehalten.

2. BuAnz-Fälle ab einem Nachlasswert ab 150.000 € sollen mind. im 2er-Team bearbeitet werden. Bei Bedarf im 3er-Team. Der Fallführer ist für die Teambildung verantwortlich. Abweichungen von dieser Regel müssen stichhaltig begründbar sein!

3. Der Monatsbericht ist bis ultimo jeden Monats an die Geschäftsleitung zu senden.

4. Jede sinnvolle Gelegenheit soll zur Nachlasspflegerakquise genutzt werden.

5. In BuAnz-Fällen mit Konkurrenzdruck haben die Ermittler freie Hand bei der Honorargestaltung. In Zweifelsfällen ist Rücksprache mit der Ermittlerschnittstelle zu halten.

6. Auf die Kommunikation nach innen und außen (Rückruf, Antwortmail) innerhalb von 36h wird geachtet.

7. Regelmäßige und termingerechte Sachstandsberichte an Nachlassgerichte und Nachlasspfleger.

8. In freien Fällen hat eine Weitergabe von relevanten Informationen an die Erben (Inland) zu Beginn des Kontaktes grundsätzlich zu unterbleiben. Sollten alle Mittel der Vertragsnahme gescheitert sein, kann man hier den Erben unter Umständen entgegenkommen, sollte es allein an mangelnden Informationen gelegen haben. Einzelfallbetrachtung bleibt wichtig (Erbanteil, Erbordnung, etc.). Gegebenenfalls Rücksprache halten.

9. In freien Fällen ist grundsätzlich mit dem höchstmöglichen Honorarsatz zu beginnen. Sollten Honorarverhandlungen nötig werden, so reduziert man geringfügig vom Maximum.

10. Vor der Fallübergabe an die Dokumentations- und Erbscheinsabteilung muss der Fall sorgfältig aufgearbeitet sein (u.a. Stammbaum komplett, Erbenliste mit Erbeserben vollständig, Ordner angelegt, Dateien beschriftet) sowie die Honorarverteilung im Team festgelegt und in der Datenbank festgehalten sein. (Änderungen an Teamzusammensetzung und Honorarverteilung sind nach Umstellung auf Status Doku durch die Ermittler nicht mehr möglich und müssen mit Christian Pförtner (CHP) besprochen werden.)

Fälle mit Fallwert unter 50.000 € sind ausschließlich den Trainees vorbehalten

Vollaufgebote mit Wert zwischen 40.000 € - 50.000 € aus dem Bundesanzeiger werden von den Trainees bearbeitet.