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Abgabe von Fällen zur Dokumentation

Fallübergabe

Die Fallübergabe an die Abteilung Dokumentation und Erbschein erfolgt, sobald ein Fall ausermittelt ist, d.h.:

Alle Erben und Erbeserben sind ermittelt.

Die Erbfolge bei nachverstorbenen Erben sollte belastbar geklärt sein, nicht vermutet.

Stammbaum, Notizen, Erbenliste und Dateien sind den Firmenstands entsprechend geführt.

Falls noch nicht alle Erben vertreten werden, bleibt der Ermittler bis auf Weiteres für die Vertragsnahme verantwortlich.

Eine kurze Fallbesprechung via Telefon oder E-Mail mit Christian Pförtner (CHP) oder in Vertretung Rebecca Dreher (RDR) ist sinnvoll. Eine Übersendung der Fallunterlagen erfolgt, sobald ein Verwaltungsmitarbeiter zugeteilt worden ist.

Sonderfälle

Muss ein einzelner Stamm/Erbe schon während der Recherchen dokumentiert werden, bspw. um Akteneinsicht gewährt zu bekommen oder die Erteilung eines unrichtigen Erbscheins zu verhindern, so kann die Urkundenbeschaffung über die Abteilung Dokumentation und Erbschein laufen.

Generell ist auch in anderen besonderen Konstellationen eine präventive Zuarbeit der Abteilung möglich. Im Sinne eines optimalen Falldurchlaufes müssen hierzu stichhaltige Gründe im Sinne eines Gesamt-Firmeninteresses vorliegen.

In allen Sonderfällen ist eine Vorab-Besprechung mit Christian Pförtner (CHP) oder in Vertretung Rebecca Dreher (RDR) notwendig.

Fallunterlagen

Eine Fallübergabe ohne Unterlagen ist in der Regel nicht möglich.

Bitte senden Sie die vollständigen Fallunterlagen an den letztendlich zugeteilten Sachbearbeiter in Berlin oder Regensburg.

Sollten mehrere Teammitglieder Unterlagen einsenden, bitte eine kurze Notiz im Fall hinterlassen, dass noch weitere Unterlagen unterwegs sind, um bspw. doppelte Bestellungen zu vermeiden.

Quelle: CHP (08.09.2023)