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Recherchepunktesystem
Punktevergabe
Bei jedem neu angelegten Fall (mit offenem Wert ab 50.000 €) werden die Punkte 1:1 automatisch durch die Datenbank berechnet. Ein Fall mit 59.000 € erhält dementsprechend 59 Suchpunkte. Die Höchstgrenze beträgt 400 Punkte. Bei Ausschlussaufgeboten werden nur Punkte im Gegenwert für die offene Summe aufgebucht. Bei Fällen ohne bekannten Wert oder Teilaufgeboten unter 50.000 € werden 0 Punkte angesetzt. Eine Punktekorrektur nach Wertermittlung erfolgt bei werthaltigen Fällen auf Hinweis durch den Ermittler. Bitte dazu eine kurze Mail mit Begründung und Verweis auf die Quelle an Christian Pförtner (CHP) schicken.
Der Gegenwert für einen Suchpunkt beträgt 10 €.
Sinn des Punktesystems
Durch die Einführung des erweiterten Punktesystems im Oktober 2014 ist ein Instrument eingeführt worden, dass schon während der Ermittlung eine permanente Wirtschaftlichkeitsprüfung eines jeden Falls gestattet. Da Punktekonten auch ins Minus geführt und trotzdem abgerechnet werden können, ist die Liquidität der Ermittler zur Durchführung weiterer Recherchen gewährleistet.
Punkteabzug bei Suchanfragen
Die Mitarbeiter der Rechercheteams ziehen im Zuge der Bearbeitung von über die Datenbank gestellten Suchanfragen direkt die Punkte nach u.g. Schema ab. Ermittler können Punktehöchstgrenzen für Suchanfragen im Einzelfall festlegen, in der Regel sollten die Suchanfragen aber so konkret und eingrenzend formuliert werden, dass dies nicht notwendig ist. Sollte eine bereits gestellte Suchanfrage ihre Relevanz verlieren, kann diese einfach durch einen deutlichen Hinweis im Feld „Gesucht“ storniert werden, solange sich kein Bearbeiter eingetragen hat. Für folgende Leistungen werden Punkte von den Rechercheteams abgezogen:
- Recherche: nach Zeit, 1 Punkt pro angefangene ¼ h
- Korrespondenzführung nach außen: nach Zeit, 1 Punkt pro angefangene ¼ h
- Komplexe Beratung der Ermittler: nach Zeit, 1 Punkt pro angefangene ¼ h
- Telefonate mit Behörden, Erben etc.: nach Zeit, 1 Punkt pro angefangene ¼ h
- Ergebnisdokumentation: nach Zeit, 1 Punkt pro angefangene ¼ h
- StA I pro gestellte Anfrage, egal wie viele Urkunden enthalten sind: 2 Punkte plus Urkundengebühr s.u.
- die Internationale Abteilung berechnet die Punkte wie folgt: regelung_kosten_internationale_-_recherchepunkte.pdf
- Umlage Urkunden, Kopien, Beglaubigungen o.ä.: pro angefangene 10 € ein Punkt pro Summe Fallausgabe (Bsp.: drei Urkunden in einem Fall am gleichen Tag abgeholt/empfangen für je 6,50€ = 2 Punkte nicht 3 Punkte)
- Anfahrt zum Archiv: keine Punkte
- Zugangsgebühren: keine Punkte
Dokumentation
- Beweismittel die zum Zwecke der Falldokumentation durch die Abteilung für Dokumentation und Erbschein eingeholt werden, werden regelmäßig über das Punktekonto abgerechnet
Wertermittlung
Recherchepunkte werden entsprechend der anfallenden Kosten (z.B. für externe Auskünfte) und des Arbeitsaufwands für die Wertermittlung und die Bestellung von Grundbuch- oder Liegenschaftskatasterauszügen berechnet.
Erstattungsfähige Posten
Es besteht die Möglichkeit, auch schon während der laufenden Recherche angefallene Kosten gegen Punkte erstatten zu lassen, um die eigene Liquidität zu erhalten. Erstattungsfähige Posten sind:
- Urkunden
- Auskünfte Einwohnermeldeamt
- Auskünfte aus Archiven
- Auskünfte aus Kirchenbüchern
- Auskünfte von Standesämtern
- Korrespondententätigkeit von anderen Ermittlern / Genealogen
- Akteneinsichten durch andere Ermittler, welche nicht im Team sind
- Grundbuchauszüge / Handelsregisterauszüge
- Anfragen Detektei
- Spenden an Heimatkreise bei Auskünften
- Dienstreisen (Bei Reisekosten wird ein Zugticket 2. Klasse verrechnet oder 0,30 €/km. Eine Reise im Sinne dieser Regelung beginnt ab 50 km einfach. Hotelkosten werden bei Nachweis der Notwendigkeit bis zu 59,- Euro verrechnet)
- Rollkommando Vertragsnahme
- Anschaffung von Quellen / Literatur mit Fallbezug (z.B. Ortsfamilienbücher), wenn die Werke nach Status Recherche an die Firmenbibliothek in Berlin abgegeben werden
Nicht erstattungsfähig sind:
- Stundensätze Aktenstudium
- Stundensätze Fallanalyse
- Fahrtkosten zu Erbenbesuchen des Fallführers oder eines Teammitglieds, das
Erbenrollkommando bleibt davon unberührt
- Fahrtkosten zu Akteneinsichten des Fallführers oder eines Teammitglieds, das
Rollkommondo Akteneinsicht bleibt davon unberührt
- Reisen zu Akteneinsichten, bei denen ein anderer Ermittler, der näher wohnt, beauftragt werden hätte können
- Reisen zu Umfeldrecherchen, bei denen ein anderer Ermittler, der näher wohnt, beauftragt werden hätte können
- Porto
Ein Fallbezug muss bei jedem Posten über die Datenbanknotizen nachvollziehbar sein. Alle Buchungen werden vom Ermittler im Fall eingetragen. Bei Erstattungswunsch wird eine Rechnung mit Nennung aller Posten nach Adelsdorf geschickt. Bei Einreichung der Erstattungsanträge werden die Rechnungen und Belege, welche als Nachweis zur Kostenerstattung dienen, in einen eigenen Ordner in den jeweiligen Fall hochladen. Die Originalbelege behält der Ermittler zur Nachweisführung in seinen Unterlagen. Nach Rechnungsprüfung, werden in Adelsdorf die Punkte vom Punktekonto im Fall abgezogen, der Gegenwert in Euro ausgezahlt und die erstatteten Posten in der Datenbank auf bezahlt umgestellt. Es besteht die Möglichkeit, mehrere Teilabrechnungen einzureichen.
Fälle abgeben, ablegen in die Böse stellen, erfolgreich abschließen
Bevor ein Fall zur Ablage vorgeschlagen, in die Börse gestellt oder direkt an einen anderen Ermittler abgegeben wird, müssen die Ausgaben, die der Ermittler noch über das Punktekonto im Fall abrechnen lassen möchte, eingetragen und auf bezahlt umgestellt sein.
Fälle, deren Punktekonto sich im Minus befindet dürfen nicht in die Börse gestellt werden. Eine direkte Abgabe an einen anderen Ermittler ist möglich, allerdings muss in diesem Fall ein eindeutiger Hinweis in der Fallzusammenfassung und in den Notizen vermerkt sein, in dem die Höhe der Minuspunkte bei Übergabe sowie die zwischen den Ermittlern ausgehandelten Modalitäten zur Abrechnung festgehalten werden.
Minuspunkte, die bis zum erfolgreichen Abschluss eines Falles angefallen sind, werden in der Regel mit dem auszuzahlenden Honorar verrechnet. Es ist auch möglich, eine Rechnung über die Negativ-Punkte zu erhalten und diese zu überweisen. Werden Fälle mit negativer Punktebilanz zur Ablage vorgeschlagen, wird automatisch eine in Euro umgerechnete Rückerstattung via Rechnung in die Wege geleitet, die vom Ermittler zu begleichen ist. Dies gilt auch, wenn ein Ermittler die Firma verlässt.
Punkte, die bei Fallablage oder erfolgreichem Abschluss nicht verbraucht wurden, verfallen und können nicht auf andere Fälle umgebucht werden.
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15 Punkte bei Fällen ohne Wert
Auf ausgewählte Fälle ohne Wert können 15 Punkte aufgebucht werden, um sie anrecherchieren zu können. Bedingungen:
- Vor der Punkteaufbuchung muss eine Auskunft bei Gericht eingeholt werden (telefonisch reicht), um das Risiko zu minimieren, dass der Fall wertlos oder überschuldet ist.
- Eine kurze Erläuterung, warum sich die Fallbearbeitung lohnt ist dem Aufbuchungswunsch beizufügen.
- Die Fälle müssen direkt bei Fallübernahme bearbeitet werden, da auch bei Fällen ohne Wert ein prompter Ermittlungsstart zu den besten Ergebnissen führt.
- Um eine konsequente Ermittlung zu ermöglichen, können nicht mehr als 2 Fälle auf einmal bebucht werden
- Die Möglichkeit der Punkteaufbuchung gilt auch für Alt-Fälle, solange sie erst jetzt (Stichtag 1.7.2019) übernommen werden und es sich um die Erstermittlung und Erstübernahme handelt.
- Kontaktperson für diese Fälle ist Christian Pförtner (CHP).
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Recherchepunkte-Guthabenkonto
Ab sofort können pro Jahr bis zu 200 positive Punkte aus erfolgreich gelösten Fällen (Kriterium: Erbschein erteilt ab 1.1.2017) auf ein ermittlergebundenes Guthabenkonto gebucht und zur Tilgung negativer Punktewerte in anderen Fällen eingesetzt werden.
Erhöhung auf 250 Punkte
Ermittlertagung Göttingen 2022, Begrüßung durch Herrn Emrich: … Desweiteren informiert er, dass die Ermittler ab dem 1.1.2023 250 Pluspunkte pro Jahr ansammeln können. …
Führung des Guthabenkontos Das Guthabenkonto ist an den einzelnen Ermittler gebunden. Es protokolliert 1. die Anzahl der im laufenden Kalenderjahr aufgebuchten Pluspunkte samt Buchungsdatum und Herkunftsfall, 2. die Abbuchungen mit Zielfall und Buchungsdatum. Das Punktekonto kennt nur ganze Punkte. Bei Ausscheiden des Ermittlers aus der Firma erlischt das Guthabenkonto.
Punkte auf das Guthabenkonto buchen Der Fallführer schreibt zeitnah nach Erteilung des Erbscheins an Christian Pförtner (CHP) aus dem Fall heraus eine Mail mit der Buchungsaufforderung. In Teamfällen enthält diese Mail die Punkte für alle Teammitglieder. Die Teammitglieder legen die Punkteverteilung im Vorfeld untereinander fest. Die jährliche Obergrenze für Buchungen auf das Konto beträgt 250 Punkte pro Ermittler. Punkteguthaben können mit in das das nächste Kalenderjahr genommen werden.
Punkte vom Guthabenkonto auf ein Fallkonto buchen Der Ermittler kann in zeitlicher Nähe zur Abrechnung oder vor dem Vorschlagen eines Falles zur Ablage eine durch ihn zu definierende Anzahl an Punkten vom Guthabenkonto auf das Fallkonto umbuchen lassen. Dazu schreibt er eine Mail aus dem jeweiligen Fall heraus an Christian Pförtner (CHP). Wird ein Teamfall zur Ablage vorgeschlagen bzw. ist kurz vor der Abschlussrechnung, nimmt der Fallführer Rücksprache mit den anderen Teammitgliedern und schreibt aus dem Fall heraus eine Mail mit den Umbuchungswünschen aller Teammitglieder an Christian Pförtner (CHP). In Teamfällen werden die Pluspunkte von einem Ermittler jeweils von dessen persönlichem Anteil an den angesammelten Minuspunkten abgezogen.