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Abgabe von Fällen an die Doku

FALLÜBERGABE

Die Fallübergabe an die Doku erfolgt, sobald ein Fall ausermittelt ist, d.h.:

Alle Erben sind ermittelt.

Stammbaum und Erbenliste sind aktuell.

Falls noch nicht alle Erben unter Vertrag sind, bleibt der Ermittler auch weiterhin für die Vertragsnahme verantwortlich (schriftliche/telefonische Erinnerungen).

Erbfolge bei nachverstorbenen Erben sollte geklärt sein (Nachlassvorgänge, testamentarische oder gesetzliche Erbfolge).

Falls sich ein Erbe schon bereit erklärt hat den Haupt-ES zu beantragen bzw. geeignet erscheint, bitte in der Erbenliste notieren.

Besteht bereits positiver Kontakt zu den Erben, bitte ggf. gleich die offenen Daten der näheren Verwandtschaft erfragen.

Eine kurze Fallbesprechung via Telefon oder Email mit dem Gruppenleiter vor der Übersendung der Unterlagen an die Doku ist sinnvoll.

SONDERFÄLLE

Muss ein einzelner Stamm/Erbe schon während der Recherchen dokumentiert werden, bspw. um Akteneinsicht gewährt zu bekommen oder die Feststellung von Fiskalerbrecht zu verhindern, so kann die Urkundenbeschaffung über die Doku laufen.

Generell ist auch in anderen besonderen Konstellationen eine präventive Zuarbeit der Doku möglich. Im Sinne eines optimalen Falldurchlaufes müssen hierzu stichhaltige Gründe im Sinne eines Gesamt-Firmeninteresses vorliegen und entsprechende Fälle sollten die absolute Ausnahme darstellen.

In allen Sonderfällen ist eine Vorab-Besprechung mit dem Gruppenleiter notwendig.

FALLUNTERLAGEN

Eine Fallübergabe per Email und ohne Unterlagen ist nicht möglich.

Bitte senden Sie alle Fallunterlagen an die Dokumentationsabteilung in Berlin.

Wichtig sind insbesondere auch Schreiben von Ämtern und Archiven, aus denen sich weitere Hinweise ergeben. Zum einen können diese Schreiben als Negativbeweise benutzt werden und zum anderen können doppelte Anfragen vermieden werden und man kann sich ggf. auch noch einmal direkt an den Bearbeiter wenden.

Sollten mehrere Teammitglieder Unterlagen einsenden, bitte eine kurze Notiz im Fall hinterlassen, dass noch weitere Unterlagen unterwegs sind, um bspw. doppelte Bestellungen zu vermeiden.

Der Eingang der Fallunterlagen wird direkt in den Fall bestätigt.

ZUTEILUNG EINES DOKU-MITARBEITERS

Jeden Montag werden die neuen Fälle an einen Doku-Mitarbeiter verteilt.

Dieser wird sich als Verwaltungsmitarbeiter in den Fall eintragen, ihn im Detail auf Doku-Reife hin überprüfen und – sollte diese gegeben sein - den Status auf Dokumentation umstellen.

Telefonisches Übergabegespräch zwischen Ermittler und Doku-Mitarbeiter, um Besonderheiten besprechen zu können.

DOKUMENTATION

Prüfung von Wirtschaftlichkeit und Abwickelbarkeit.

Abgleich der Urkunden und des Schriftverkehrs mit dem Stammbaum.

Zwischenbericht an die Erben, den Nachlasspfleger, BADV etc.

Anforderung von einfachen Erben-Vollmachten, die für die Dokumentation nötig sind, sofern die Vollmachten, die bereits vorliegen nicht ausreichen.

Prüfung der Nachlassakte, sofern diese bereits unter Dateien hochgeladen ist. Falls die Nachlassakte noch nicht vorhanden ist, wird sie von der Doku angefordert.

Anforderung aller Urkunden lt. 'Urkunden-Liste nach ES'

Anforderung sämtlicher Erbnachweise. Sollte es noch keinen Erbnachweis geben, werden die Erbeserben von der Doku angeschrieben, mit der Bitte den (Nach-)ES zu beantragen.

Anforderung von alternativen Beweisen bspw. beglaubigten Fotokopien aus dem Bundesarchiv Bayreuth.

Stetes Nachhalten von Stammbaum und Erbenliste.

Verfassen von Rechercheberichten zu Personen mit unbekanntem Verbleib und nicht beschaffbaren Urkunden.

Im Sinne einer schnellen und lückenlosen Bearbeitung durch die Verwaltungsabteilungen sollten alle durchgeführten Recherchen und bekannten Daten leicht nachvollziehbar in Notizen und Stammbaum hinterlegt sein. (Bspw. ist es bei Fällen mit Tschechien-Bezug sehr hilfreich, wenn der Link bzw. Buch, Seite und Bildnummer der Urkunde hinterlegt sind, sofern diese bereits online eingesehen worden ist.)

FALLÜBERGABE AN DIE ERBSCHEINSABTEILUNG

Sobald die Dokumentation abgeschlossen ist, wird der Fall an die Erbscheinsabteilung übergegeben. Der Doku-Mitarbeiter hält Rücksprache mit der Erbscheinsabteilung, ob der Fall reif für den ESA ist und an welchen Mitarbeiter der Fall übergeben werden kann. Die Statusumstellung auf 'Erbschein' kann nur von einem Mitarbeiter der Erbscheinsabteilung vorgenommen werden. Verschickt werden alle für den Erbscheinsantrag relevanten Unterlagen. Die Restakte verbleibt zunächst in der Doku und wird zu gegebener Zeit nach Adelsdorf zur Archivierung verschickt.

Quelle: News > Übergabe von Fällen vom Ermittler an die Doku (OV, 12/2015) Quelle: Orga-Wiki > Abgabe von Fällen an die Doku (NL, 11/2017)