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Interne Qualitätsstandards Bereich Ermittlung 2023
Die ErmittlerInnen verpflichten sich, folgende Grundsätze bei ihrer Arbeit bestmöglich zu befolgen.
1. BuAz-Fälle mit einem Fallwert < 50.000 sind ausschließlich unseren Trainees vorbehalten.
2. BuAz-Fälle ab einem Nachlasswert ab 150.000€ sollen mind. im 2er-Team bearbeitet werden. Bei Bedarf im 3er-Team. Der/die Fallführer/in ist für die Teambildung verantwortlich. Abweichungen von dieser Regel müssen stichhaltig begründbar sein!
3. Der Monatsbericht ist bis ultimo jeden Monats an die Geschäftsleitung zu senden
4. Jede sinnvolle Gelegenheit soll zur Nachlasspflegerakquise genutzt werden.
5. In BuAz-Fällen mit Konkurrenzdruck haben die ErmittlerInnen freie Hand bei der Honorargestaltung. In Zweifelsfällen ist Rücksprache mit der Geschäftsleitung zu halten.
6. Auf die Kommunikation nach innen und außen (Rückruf, Antwortmail) innerhalb von 36h wird geachtet.
7. Regelmäßige und termingerechte Sachstandsberichte an Nachlassgerichte und NachlasspflegerInnen.
8. In freien Fällen hat eine Weitergabe von relevanten Informationen an die Erben (Inland) zu Beginn des Kontaktes grundsätzlich zu unterbleiben. Sollten alle Mittel der Vertragsnahme gescheitert sein, kann man hier den Erben unter Umständen entgegenkommen, sollte es allein an mangelnden Informationen gelegen haben. Einzelfallbetrachtung bleibt wichtig (Erbanteil, Erbordnung, etc.). Gegebenenfalls Rücksprache halten.
9. In freien Fällen ist grundsätzlich mit dem höchstmöglichen Honorarsatz zu beginnen. Sollten Honorarverhandlungen nötig werden, so reduziert man geringfügig vom Maximum.
10. Vor der Fallübergabe an die Doku muss der Fall sorgfältig aufgearbeitet sein (u.a. Stammbaum komplett, Erbenliste (auch Erbeserben) vollständig, Ordner angelegt, Dateien beschriftet)
Quelle: Überarbeitete Fassung des Gruppenleiters (GM, 04/2023)
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Fälle mit Fallwert unter 50.000 €
Fälle mit Wert unter 50.000 € aus dem Bundesanzeiger können unter bestimmten Voraussetzungen nun wieder von allen Ermittlern bearbeitet werden: Bedingung für eine Übernahme ist, wie bei allen Fällen, die umgehende Bearbeitung. Zusätzliche Bedingung für eine Bearbeitung ist zu erwartende Wirtschaftlichkeit. Richtlinien hierfür sind: - Ab einem Fallwert von 30.000 € können Fälle bearbeitet werden, wenn es sich um übersichtliche 2. Erbordnungen handelt. 3. Erbordnungen können in besonders günstigen Ausnahmefällen (Beispiel: EL unehelich + nur ein mütterlicher Erbstamm) ebenfalls bearbeitet werden. - Ab einem Fallwert von 20.000 € sind 1. Erbordnungen und Teilaufgebote zu einzelnen Personen/Stämmen möglich. - Der Erblasser ist nicht länger als fünf Jahre verstorben. - Es liegt maximal sehr eingeschränkter und günstiger Auslandsbezug vor. - Es befindet sich keine Immobilie im Nachlass. - Rechtstreitigkeiten sind nicht zu erwarten (kein unrichtig erteilter ES etc.). Die Fälle mit einem Wert unter 50.000 € werden mit einem Startguthaben von 15 Punkten angelegt. Die dem Nachlasswert entsprechende, Punktezahl wird nach Rücksprache mit CHP durch diesen aufgebucht, wenn Wirtschaftlichkeit wahrscheinlich ist. Die Erfüllung der o.g. Richtlinien ist keine Garantie für Wirtschaftlichkeit und somit keine Garantie für eine Übernahme in die Doku.
Quelle: mb_06_2019_-_bearbeitung_fälle_unter_50_t.pdf
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Interne Qualitätsstandards
Fälle mit einem Fallwert < 50.000 sind ausschließlich unseren Trainees vorbehalten.
Fälle ab einem Nachlasswert von 100.000 Euro müssen in einem Dreier-Team bearbeitet werden
Fälle ab einem Nachlasswert von 200.000 Euro werden von einem Fallführer aus der Ermittler-Kategorie A geführt
Wird aus einem 0-Fall ein werthaltiger Fall >200.000 Euro, muss ein A-Ermittler als Fallführer hinzugezogen werden
Der Monatsbericht ist bis ultimo jeden Monats an die Geschäftsleitung zu senden
Seit Oktober 2018 ist für jeden Ermittler ein Tag im Monat für die Nachlass- und Rechtspflegerakquise reserviert. Die getroffenen Maßnahmen werden im Rahmen des Monatsberichtes ausgewertet.
Säumige Zahlungen von Ermittlern bei Externen: Die Zossen KG zahlt die säumigen Beträge umgehend und stellt diese dem Ermittler doppelt in Rechnung. Dies gilt auch für ehemalige Mitarbeiter. Diese Zahlungen und die doppelte Berechnung können nicht über das Punktekonto geltend gemacht werden.
In Wettbewerbsfällen gibt es folgende Optionen zur Festlegung der Prozente: 33 1/3% zzgl. MWSt. wie gehabt mit der Option des 3%igen Skontos (=32.33%) Als VW-Vertrag, d.h. zzgl. der Kosten zwischen 20% und 32,33%. Die Entscheidung, den VW-Vertrag einzusetzen liegt beim Ermittler selbst und bedarf nicht der Rücksprache. Darüberhinausgehende Abweichungen bedürfen wie gehabt der Absprache mit TE.
Bitte beachten Sie bei der Kommunikation nach außen und auch untereinander die 24H-Regel und beantworten innerhalb dieses Zeitrahmens Anfragen, Emails etc.
Flankierend hierzu sind auch die Qualitätsstandards der Chambre des Généalogistes Successoraux de France für uns von Bedeutung: Ethische Regeln der Chambre des Généalogistes Successoraux de France
(Auszug)
Die Erbenermittler dokumentieren die Erbfolge der Erben und erleichtern die Abwicklung von Nachlässen, bei deren Abwicklung Unterstützung im abgestimmten Rahmen erfolgt. Durch die Honorarvereinbarung entstehen für beide Parteien eine Reihe von Rechten und Verpflichtungen. Erbenermittler werden von Gerichten bzw. Nachlasspflegern mit der Suche nach den unbekannten Erben betraut.
Sie geben sich die folgenden ethischen Regeln für die Ausübung des Berufs: Allgemeine Pflichten der Erbenermittler
Erbenermittler sollten sich bemühen, in ihrem Beruf stets ein Verhalten zu zeigen, das freundlich und professionell ist. Sie haben die Pflicht ihr Können zu pflegen und ihr Wissen ständig anzupassen. Mit der Teilnahme an gemeinsamen Weiterbildungen und den ständigen Weiterbildungen in unserem internationalen Unternehmen entwickeln sich die Einzelnen täglich weiter. Die Regeln im Unternehmen werden durchgesetzt, so dass Sondervereinbarungen zugunsten eines einzelnen Mitarbeiters bei uns nicht vorhanden sind. Verpflichtungen gegenüber Notaren und uns beauftragende Stellen
Erbenermittler dürfen alle Archiv und anderen Hilfsmittel nutzen, um die Erbfolge zu dokumentieren. Vertragliche Verpflichtungen aus der Honorarvereinbarung zwischen den Erben und den Erbenermittler
Die Honorarvereinbarung, die vom Erbenermittler für die gefundenen Erben vorgeschlagen wird, muss zeigen, inwieweit die beiden Vertragspartien sich verpflichten: Die Honorarvereinbarungen müssen leicht bestimmbare Gebührensätze erkennen lassen. Die Grundlage der Berechnung der Gebühren muss deutlich angegeben werden. Die Honorarvereinbarung muss deutlich zeigen, dass die Erbenermittler sich verpflichten ihre Forschung auf eigenes Risiko aufnehmen, und im Falle des Scheiterns aus irgendeinem Grund, können dem Erben keinerlei Kosten abverlangt werden, auch nicht im Falle einer defizitären Erbmasse. Die Erbenermittler verpflichten sich alle notwendigen Nachweise bezüglich der Rechte der Erben zu unterhalten, alle notwendigen Unterlagen für die Anerkennung ihrer Rechte zu schützen, und einen Stammbaum zu produzieren, der die Ergebnisse ihrer Arbeit verkörpert. Verpflichtungen gegenüber dem vertretenen Erben
Die Erbenermittler verpflichten sich, die Interessen der vertretenen Erben aufs Beste zu schützen und zu verteidigen. Sie verpflichten sich, die Erben aufs Genauste zu informieren über Bestandstransaktionen, Entwicklung und Abwicklung des Erbes. Sie verpflichten sich, die ausdrückliche Zustimmung der Erben bei der Veräußerung von Vermögenswerten sowohl der Sache nach als auch über den Wert einzuholen. Sie verpflichten sich, den Erben Rechenschaft abzulegen über ihre Verwaltung. Sie sind von einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung verpflichtend geschützt. Sie verpflichten sich, umgehend auf Anfragen der Erben zu antworten und eventuelle Teilzahlungen aus der Erbmasse sofortig weiterzuleiten. Sie verpflichten sich, eine Endabrechnung für die Erben spätestens 30 Tage nach Erhalt der vollständigen Erbmasse zu vollziehen.
Quelle: Orga-Wiki > Qualitätsstandards (NL, 10/2018)
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Bildung von Teams in Fällen ab 100.000 Euro
Ich möchte darauf hinweisen, dass diese Regelung nicht aufgehoben wurde, sondern nach folgenden Kriterien gehandhabt wird. Bitte den Zweizeiler an mich mit den auf den jeweiligen Fall zutreffenden Kriterien nicht vergessen.
Hier im Folgenden die entsprechenden Kriterien, die keine Teambildung zwingend erfordern:
- NP- und Gerichtsfälle - BUZ-Fälle, die offensichtlich dem Ausschluss dienen (kriegsvermisste Personen, unbekannte uneheliche Väter oder Kinder…) - Altfälle - Fälle, bei denen sich sehr früh ein sehr enger Regionalbezug herausstellt und der Ermittler direkt vor Ort ermitteln kann/muss. - Fälle, die innerhalb der 5-Tages-Frist zu lösen sind.
In allen anderen Fällen ist gemäß bisheriger Vorgaben ein 3er-Team zu bilden.
Gemäß TE ist der Sinn dieser Regelung in einer Verbesserung der Effizienz zu sehen, nicht in einer Zunahme weiterer Bürokratisierung.
Im Falle der entsprechenden Kriterien reicht ein einfacher Zweizeiler an SM. Weitere Rücksprachen sind nicht nötig.
Quelle: News > Bildung von Teams in Fällen ab 100.000 Euro (SM, 10/2016)
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Teamstrukturen
Fälle ab einem Nachlasswert von 100.000 Euro müssen in einem Dreier-Team bearbeitet werden
Fälle ab einem Nachlasswert von 200.000 Euro werden von einem Fallführer aus der Ermittler-Kategorie A geführt
Wird aus einem 0-Fall ein werthaltiger Fall >200.000 Euro, muss ein A-Ermittler als Fallführer hinzugezogen werden
Quelle: Orga-Wiki > Teamstrukturen (NL, 11/2014)
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Fallvergabe
Am 08. September 11:00 gab es folgenden Eintrag ins Forum:
Es wird nur noch ausgewählte Fallführer für Fälle >200.000 Euro geben. Die Fallvergabe erfolgt durch TE und RM.
Wer in einem Fall ab 100.000 Euro nicht binnen 5 Tagen ein 3er-Team gebildet hat, bekommt den Fall ohne Aufwendungsersatz entzogen. Sollte diese Regelung nicht eigenverantwortlich umgesetzt werden, werden auch diese Fälle durch die Geschäftsleitung vergeben.
Dies führte bis heute zu einer Gold- und Silbermedaille, also Fallentzug in zwei Fällen. Wir hoffen, keine weiteren Bewerber für Medaillen zu haben.
Quelle: mb_09_2014_-_fallvergabe_3er_team_und_fallentzug.pdf
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Servicemitglied
Da es in größeren Städten immer öfters vorkommt, dass Anfragen kommen, um schnell „mal eben“ eine Urkunde oder Adressauskunft bei einem Amt zu holen, wird nun diese Dienstleistung vergütet. Im Rahmen der Vergütung interner Dienstleistungen bekommen wir in der Datenbank neben dem Teammitglied, wo im Zweifel die Honorierung nach Köpfen erfolgt, das Servicemitglied, dessen Honorierung, soweit nichts anderes vereinbart wird, 3% des Ermittlerhonorars beträgt. Das bedeutet, dass, so 2 Servicemitglieder eingesetzt werden, der Honorarkuchen für die Teammitglieder nur noch 94% beträgt.
Ein Zahlenbeispiel:
5000 € Ermittlerhonorar - 2xS = 300 € 4700 € ergibt bei 4 Teammitgliedern je 1175 € Honorar je Kopf.
Derjenige Ermittler, der diese Auskunft bei einem anderen Kollegen anfordert, schaltet diesen unter „Team“ frei und vermerkt im Notizfeld „Service 3%“.
Quelle: Wiki > Team > Servicemitglied (SZ, 01/2010)